Heb jij er als ondernemer al aan gedacht om een privacyverklaring op te stellen? Deze verklaring is namelijk nodig wanneer je persoonsgegevens van bezoekers en klanten vraagt via de website. Door de verklaring aan te bieden weten jouw klanten namelijk precies waar de gegevens voor gebruikt worden. Maar als ondernemer weet je vaak niet hoe je dit document kunt opstellen en waar je hem het beste kunt plaatsen. Een specialist als Rocket Lawyer kan jou daarbij helpen. Na het lezen van onderstaande informatie kun je goed voorbereid aan de slag gaan met het opstellen van jouw eigen document.
De betekenis van een privacyverklaring
Een privacyverklaring omvat alle informatie over de privacy van bezoekers en klanten die via jouw website persoonsgegevens achterlaten. Voor veel doeleinden zijn deze gegevens namelijk mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het op de hoogte houden van een bestelling, het aanmelden voor een nieuwsbrief of het opvragen van informatie. Bij sommige bedrijven worden de gegevens ook doorgegeven aan andere partijen voor marketingdoeleinden. In dit geval moet het altijd vermeld worden. Door het kenbaar te maken aan de bezoekers zorg je ervoor dat er geen problemen en geschillen ontstaan tussen jou en klanten.
Juridische procedures zien te voorkomen
De privacyverklaring wordt vaak vermeld onder het veld waar de gegevens ingevuld kunnen worden. Hiermee attendeer je de bezoeker op de rechten en plichten. Het is daarom belangrijk om dit duidelijk aan te geven. Wanneer de klant de verklaring niet doorleest, dan heb je er in ieder geval alles aan gedaan om er wel op te wijzen. Zorg daarom dat de optie altijd aanwezig is. Mocht je de rechten en plichten niet duidelijk aangeven, dan kunnen er zelfs juridische procedures opgestart worden tegen jouw bedrijf. Zorg er daarom ook voor dat bezoekers weten dat deze verklaring bij jouw bedrijf hoort.
Een voorbeeld aanpassen aan het bedrijf
De privacyverklaring kan eenvoudig overgenomen worden van een voorbeeld. In een voorbeeld staat immers al alle informatie die je nodig hebt. Je kunt het voorbeeld aanpassen aan onder andere de huisstijl van jouw bedrijf. Zo weten klanten dat het document ook echt van jou af komt. Ook kun je enkele regels veranderen. Zorg er in ieder geval altijd voor dat er geen plagiaat ontstaat. Door de zinnen aan te passen aan jouw eigen schrijfstijl wordt het daarbij ook veel persoonlijker en kunnen klanten een vertrouwd gevoel krijgen bij het achterlaten van deze persoonsgegevens.
Het document aanpassen aan het doel
Denk bij het opstellen van de privacyverklaring in ieder geval altijd aan het doel van de gegevens. Wanneer het alleen bedoeld is om klanten op de hoogte te houden, dan dien je dit er duidelijk in te vermelden. Wanneer je de gegevens ook voor marketingdoeleinden gaat gebruiken of de gegevens zelfs gaat verkopen, dan is het al helemaal van belang dat het vermeld is. Jouw klanten zitten immers niet te wachten op ongewenste telefoontjes van verschillende call centra of promoties van andere bedrijven na het invullen van persoonsgegevens op jouw website.